Kaip pasiruošti būsimoms tiekėjų apklausoms?

Pirmą kartą gavus tiekėjo anketą ar ESG klausimyną, dažnai tenka skubiai ieškoti informacijos. Vieni duomenys yra buhalterijoje, kiti pas gamybos vadovą, treti pas tiekėjus. Kartais vien atsakymų surinkimas užtrunka ilgiau nei pats anketos pildymas.

Daugelis įmonių tokią situaciją laiko vienkartiniu nepatogumu. Tačiau praktika rodo ką kita – gavus vieną užklausą, dažnai netrukus atsiranda ir antroji.

Todėl svarbiausias klausimas nėra kaip užpildyti šiandieninę anketą. Svarbiau suprasti, kaip pasiruošti toms, kurias gausite ateityje.

Kodėl taip vyksta?

Verslo aplinka keičiasi.

Didelės įmonės vis aktyviau vertina savo tiekėjus. Jos renka informaciją ne tik apie produktus ar paslaugas, bet ir apie tai, kaip organizuojama veikla, kokios medžiagos naudojamos, kaip valdomi aplinkosaugos klausimai.

Dėl šios priežasties tiekėjų apklausos tampa nuolatiniu procesu, o ne vienkartine iniciatyva.

Pavyzdžiui, šiandien klientas gali paklausti apie darbuotojų skaičių ir energijos vartojimą. Kitais metais tas pats klientas gali paprašyti papildomos informacijos apie žaliavų kilmę arba CO₂ emisijas.

Pati anketa gali keistis, tačiau dažniausiai reikalingi duomenys lieka labai panašūs.

Todėl įmonės, kurios iš anksto pasiruošia pagrindinę informaciją, ateityje sugaišta gerokai mažiau laiko.

Ką tai reiškia mano įmonei?

Jeigu dirbate su verslo klientais, ypač eksporto rinkose, tikėtina, kad tiekėjų apklausų tik daugės.

Tai nereiškia, kad reikia kurti sudėtingas tvarumo sistemas ar samdyti atskirą specialistą.

Dažniausiai problema būna daug paprastesnė – duomenys egzistuoja, tačiau jie išsibarstę skirtingose vietose.

Pavyzdžiui, elektros sąskaitas turi finansų skyrius, informaciją apie medžiagas – pirkimų skyrius, o duomenis apie atliekas saugo gamybos vadovas. Kai ateina užklausa, prasideda informacijos paieškos.

Jeigu pagrindiniai duomenys surinkti vienoje vietoje, atsakymas klientui tampa daug greitesnis ir paprastesnis.

Todėl pasiruošimas būsimoms apklausoms pirmiausia yra duomenų organizavimo, o ne tvarumo klausimas.

Ką turėčiau daryti?

Pradėkite nuo informacijos, kurios dažniausiai prašo klientai.

Praktikoje verta turėti vienoje vietoje surinktus šiuos duomenis:

• įmonės veiklos aprašymą;
• darbuotojų skaičių;
• pagrindinių produktų ar paslaugų sąrašą;
• energijos vartojimo duomenis;
• kuro sunaudojimo duomenis;
• atliekų tvarkymo informaciją;
• pagrindinių tiekėjų sąrašą;
• naudojamų medžiagų informaciją;
• turimus sertifikatus ir deklaracijas.

Antras žingsnis – išsisaugoti visas anksčiau pildytas anketas.

Daugelis įmonių kiekvieną naują užklausą pradeda nuo nulio, nors didelė dalis klausimų kartojasi. Ankstesni atsakymai dažnai tampa geriausiu pagrindu naujoms apklausoms.

Trečias žingsnis – paskirti atsakingą žmogų.

Net ir mažoje įmonėje verta žinoti, kas koordinuos klientų užklausas. Kai atsakomybė aiški, informacija surenkama greičiau ir sumažėja klaidų tikimybė.

Ketvirtas žingsnis – reguliariai atnaujinti informaciją.

Nėra prasmės rinkti duomenis vieną kartą ir jų nebežiūrėti. Pakanka kartą per metus atnaujinti pagrindinius rodiklius, kad prireikus jie būtų paruošti naudojimui.

Dažniausios klaidos

Galvoti, kad tai buvo vienkartinė užklausa.

Jeigu vienas klientas paprašė informacijos, tikėtina, kad ateityje jos prašys ir kiti.

Nekaupti jau surinktų atsakymų.

Tuomet kiekviena nauja anketa vėl reikalauja to paties darbo.

Laikyti duomenis skirtingose vietose.

Kai informacija išskaidyta tarp kelių žmonių ar sistemų, jos surinkimas užtrunka daug ilgiau.

Apibendrinimas

Pasiruošimas būsimoms tiekėjų apklausoms prasideda ne nuo sudėtingų ataskaitų, o nuo tvarkingai surinktų duomenų. Įmonės, kurios žino savo pagrindinius rodiklius, turi išsaugotus ankstesnius atsakymus ir aiškų informacijos valdymą, gali greitai reaguoti į klientų užklausas. Tai taupo laiką, mažina administracinę naštą ir leidžia užtikrinčiau dirbti su esamais bei būsimais klientais.