Gavau tiekėjo anketą. Ar privalau ją pildyti?

Klientas atsiunčia laišką su prisegta tiekėjo anketa. Joje prašoma informacijos apie įmonę, darbuotojus, naudojamas medžiagas, sertifikatus, energijos vartojimą ar net CO₂ emisijas.

Pirmoji daugelio verslų reakcija būna paprasta: ar aš apskritai privalau tai pildyti?

Trumpas atsakymas – dažniausiai ne. Tačiau realybėje situacija nėra tokia paprasta.

Nors įstatymas dažniausiai neįpareigoja mažos ar vidutinės įmonės pildyti kliento anketos, verslo santykiuose toks prašymas gali turėti tiesioginės įtakos bendradarbiavimui.

Kodėl taip vyksta?

Per pastaruosius kelerius metus didelės įmonės pradėjo aktyviau vertinti savo tiekėjus. Joms reikia žinoti ne tik ką perka, bet ir iš ko perka.

Todėl tiekėjų anketos tapo įprasta verslo praktika.

Vienos įmonės renka pagrindinę informaciją apie kokybės procesus ar sertifikatus. Kitos papildomai domisi aplinkosauga, darbuotojų sauga, medžiagų kilme ar kitais tvarumo aspektais.

Pavyzdžiui, Lietuvos gamintojas gali gauti anketą iš Vokietijos pirkėjo, kuris savo ruožtu atsiskaito tarptautiniams klientams. Tokiu atveju informacija reikalinga ne dėl formalumo, o todėl, kad jos reikalauja visa tiekimo grandinė.

Todėl tokios anketos šiandien vis dažniau tampa standartine tiekėjų vertinimo dalimi.

Ką tai reiškia mano įmonei?

Svarbiausia suprasti, kad anketa dažniausiai nėra auditas ir nėra bandymas ieškoti problemų.

Dažniausiai klientas tiesiog nori įvertinti riziką ir surinkti informaciją apie savo partnerius.

Jeigu atsisakote pateikti bet kokius duomenis, klientui gali būti sunku suprasti, ar jūsų įmonė atitinka jo reikalavimus. Kai kuriais atvejais tai net gali turėti įtakos būsimam bendradarbiavimui.

Kita vertus, klientai paprastai nesitiki, kad kiekvienas tiekėjas turės visus atsakymus. Daugelis mažų ir vidutinių įmonių tik pradeda rinkti tokią informaciją.

Todėl daug svarbiau pateikti sąžiningus atsakymus nei bandyti atrodyti geriau nei yra iš tikrųjų.

Jeigu anketoje klausiama apie duomenis, kurių šiuo metu neturite, tai nebūtinai problema. Problema atsiranda tada, kai nėra jokio atsakymo arba ignoruojamas pats prašymas.

Ką turėčiau daryti?

Pirmiausia peržiūrėkite visą anketą ir įvertinkite, kokios informacijos prašoma.

Dažniausiai dalį atsakymų jau turite. Tai gali būti įmonės duomenys, darbuotojų skaičius, sertifikatai, naudojamos medžiagos ar atliekų tvarkymo informacija.

Tuomet atskirkite klausimus, kuriems reikės papildomų duomenų. Dažniausiai tai būna energijos vartojimas, CO₂ emisijos arba informacija apie tiekimo grandinę.

Jeigu tam tikrų duomenų neturite, jų nespėliokite. Geriau aiškiai nurodyti, kad informacija šiuo metu nėra renkama arba vertinama.

Jeigu anketa labai išsami arba joje daug neaiškių terminų, verta pasitikslinti su klientu. Praktikoje dažnai paaiškėja, kad svarbiausi yra tik keli konkretūs klausimai.

Taip pat verta išsisaugoti surinktą informaciją. Jeigu vienas klientas atsiuntė tiekėjo anketą, tikėtina, kad ateityje panašių prašymų sulauksite ir iš kitų partnerių.

Dažniausios klaidos

Ignoruoti anketą.

Net jei neplanuojate pateikti visų duomenų, geriau atsakyti klientui ir paaiškinti situaciją.

Pateikti nepatikrintą informaciją.

Spėjimai apie energijos vartojimą ar CO₂ rodiklius gali sukelti daugiau problemų nei atviras atsakymas, kad duomenų šiuo metu nėra.

Vertinti anketą kaip vienkartinį nepatogumą.

Daugelyje sektorių tokios užklausos tampa vis dažnesnės, todėl verta pasiruošti iš anksto.

Apibendrinimas

Daugeliu atvejų tiekėjo anketos pildymas nėra tiesioginė teisinė prievolė. Tačiau verslo santykiuose tai dažnai tampa svarbia bendradarbiavimo dalimi. Todėl geriausias sprendimas – ne ignoruoti prašymą, o pateikti turimą informaciją, aiškiai nurodyti tai, ko šiuo metu neturite, ir pradėti sistemingai kaupti duomenis, kurių klientai ateityje gali prašyti vis dažniau.