Kokius dokumentus verta turėti pasiruošus?

Daugelis įmonių pradeda domėtis dokumentais tik tada, kai jų paprašo klientas. Vieną dieną gaunate tiekėjo anketą, kitą – ESG klausimyną, o po savaitės klientas prašo papildomos informacijos apie medžiagas, CO₂ duomenis ar sertifikatus.

Tuomet prasideda paieškos. Vieni dokumentai saugomi buhalterijoje, kiti pas tiekėjus, treti darbuotojų kompiuteriuose ar el. pašto dėžutėse.

Problema dažniausiai nėra dokumentų nebuvimas. Problema yra tai, kad jie nėra paruošti tada, kai jų prireikia.

Todėl verta iš anksto žinoti, kokios informacijos klientai dažniausiai tikisi.

Kodėl taip vyksta?

Verslo klientai šiandien nori daugiau informacijos nei anksčiau.

Prieš dešimt metų dažniausiai pakakdavo komercinio pasiūlymo, techninės specifikacijos ir kainos.

Šiandien klientai dažnai nori suprasti ir tai, kaip veikia jų tiekėjai.

Pavyzdžiui, Vokietijos gamintojas gali prašyti informacijos apie naudojamas medžiagas. Skandinavijos klientas gali domėtis tiekimo grandine. Tarptautinė bendrovė gali prašyti CO₂ duomenų arba ESG informacijos.

Nors užklausų formos skiriasi, praktikoje dauguma klientų ieško labai panašios informacijos.

Todėl pasiruošimas dažniausiai reiškia ne naujų dokumentų kūrimą, o svarbiausių duomenų surinkimą vienoje vietoje.

Ką tai reiškia mano įmonei?

Jeigu dirbate su verslo klientais, ypač eksporto rinkose, tikėtina, kad anksčiau ar vėliau sulauksite prašymų pateikti papildomą informaciją.

Dažnai klientui reikia ne vieno konkretaus dokumento, o atsakymų į konkrečius klausimus.

Tačiau turint paruoštą dokumentų rinkinį atsakyti tampa daug paprasčiau.

Pavyzdžiui, jeigu klientas paprašo informacijos apie energijos vartojimą, nereikia pradėti rinkti sąskaitų iš kelių metų. Jeigu prašoma informacijos apie medžiagas, nereikia skubiai kreiptis į tiekėjus.

Todėl pasiruošę dokumentai dažniausiai sutaupo daugiau laiko nei atrodo iš pirmo žvilgsnio.

Ką turėčiau daryti?

Pirmiausia verta pasirūpinti pagrindiniais įmonės dokumentais.

Naudinga turėti:

• trumpą įmonės veiklos aprašymą;
• pagrindinių produktų arba paslaugų aprašymus;
• darbuotojų skaičiaus informaciją;
• organizacijos struktūrą, jei ji aktuali klientams.

Toliau verta surinkti dokumentus, susijusius su veiklos duomenimis.

Dažniausiai naudinga turėti:

• elektros energijos vartojimo duomenis;
• kuro sunaudojimo informaciją;
• atliekų tvarkymo dokumentus;
• šildymo arba energijos sąnaudų informaciją.

Jeigu įmonė gamina produktus, verta turėti:

• naudojamų medžiagų informaciją;
• pagrindinių tiekėjų sąrašą;
• technines specifikacijas;
• produktų deklaracijas ar sertifikatus.

Jeigu turite kokybės ar kitus sertifikatus, verta juos laikyti lengvai pasiekiamoje vietoje.

Taip pat naudinga išsaugoti visas anksčiau pildytas klientų anketas ir klausimynus.

Dažnai būtent jie tampa geriausia pasiruošimo priemone, nes parodo, kokios informacijos klientai realiai prašo.

Svarbiausia suprasti, kad dokumentų kiekis nėra svarbiausias rodiklis. Daug svarbiau, kad reikalinga informacija būtų tiksli, aktuali ir lengvai pasiekiama.

Dažniausios klaidos

Kaupti dokumentus tik gavus kliento užklausą.

Tuomet kiekviena nauja užklausa tampa skubiu projektu.

Laikyti informaciją skirtingose vietose.

Kai duomenys išsibarstę tarp kelių žmonių ar sistemų, jų paieška užtrunka daug ilgiau.

Rinkti dokumentus be aiškios sistemos.

Svarbu ne dokumentų kiekis, o galimybė greitai rasti reikalingą informaciją.

Apibendrinimas

Dauguma klientų šiandien prašo ne ypatingų dokumentų, o konkrečios informacijos apie įmonę, produktus ir veiklą. Todėl verta iš anksto pasiruošti pagrindinius veiklos duomenis, sertifikatus, medžiagų informaciją ir ankstesnius klientų klausimynus. Įmonės, kurios turi tvarkingą dokumentų bazę, gali greičiau atsakyti į klientų užklausas, sumažinti administracinę naštą ir užtikrinčiau dirbti tiek Lietuvos, tiek eksporto rinkose.